少子高齢化や社会情勢の変化など、さまざまな要因から人材不足は今後さらに深刻になることが予想されています。そのような情勢の中、DXを活用しいち早く省力化・業務効率化に取り組んでおられる医療法人まる歯 渋谷歯科 田中健久理事長にDX導入のメリットや必要性について、実例を交えながらお話いただきました。

日本の人口は、2050年には現在の約1億2400万人から1億人を切るまでに減少すると言われています。生産年齢比率が低下し、近い将来人手不足がさらに深刻になることは間違いないでしょう。従来のマンパワーに依存した働き方ではやっていけない時代がもうそこまで来ています。
私はそうした人手不足に対応するため、院内設備のデジタル化や省力化を中心とした業務効率化に早くから取り組んできました。その範囲は医院運営全体に及び、DX化は着々と機能しつつあります。
今回は、主に受付業務が担当する「予約」「来院・診療受付」「問診」「会計」の分野で実践している取り組みについてご紹介していきましょう。

予 約電話対応を減らしWebやEメール中心の体制にシフト

当院では早い段階からWeb予約システム「Genifix（ジニフィクス）」を導入し、現在本格的に活用しています。
予約だけでなく質問や相談をすべて電話で受けてしまうと、その間スタッフの手が完全にふさがってしまい、医院にとっては大きな痛手です。また、電話だと「言った・言わない」など患者さんとのトラブルに発展することもあるので、当院ではEメールによる対応を基本にしています。Genifix導入後は、1名でも余裕をもって受付業務をまわすことができるようになりました。
さらに、患者さんはスマートフォンアプリ「Myはいしゃさん」をお使いいただくことで、場所や時間に制限されず次回予約や変更も可能ですし、デジタル診察券やリコール通知を含めた医院からのお知らせを配信できるなど、医院と患者さん双方に大きなメリットがあると感じています。

来院・診療受付来院・診療受付システムを導入し業務負担を軽減

来院・診療受付業務もこれまでスタッフの負担は大きく、その軽減手段としてらくらく受付システム「Genicept（ジニセプト）」を新たに導入しました。患者さんは受付のタッチパネルに用件をタッチし、受付でお待ちいただきます。診療時間になると自分の名前と診療室の部屋番号がモニターに表示され、その案内に従って診療室へと入室します。
今では大学病院や大型病院で同様のシステムが導入されていることも多く、高齢の方も慣れておられますし、「患者さんが戸惑ってしまうのでは？」と心配される必要もありません。その他、患者さんの来院状況や待合室の様子も「院内View」で確認できるのでスタッフが受付に常駐する必要もなくなり効率的な対応が可能になりました。

問 診ペーパーレス実現・入力ミス防止のほか、収集データをリスティング広告などに応用

省力化・ペーパーレスを推進するため、問診には問診票入力システム「OwletableⅡ（オウレットエイブル2）」を導入しています。患者さんがタッチするだけで入力でき、その情報はデンタルオフィスコンピュータ「DOC-5 PROCYON3」のSOAP情報と同期されるので、カルテ入力の手間がありません。名前や住所など個人情報も患者さんが入力するため、入力ミスの心配もなくなりました。
さらに、利用価値が高いと感じるもう一つの理由は、患者情報を収集し統計が取れるところです。患者さんの年齢、性別、居住地、主訴などのデータを収集・分析することで広告のリスティングにも応用できます。例えば、データによると、渋谷歯科では若い患者さんが多く、主訴もう蝕による疼痛が多いことが分かっていますから、それに即した広告を展開することで効率的な集患も可能になります。まさに“一石三鳥のシステム”と言えるでしょう。

会 計受付スタッフを介さず自動精算、省力化と違算防止を両立

お金を扱う会計業務はスタッフにとって精神的な負担が大きい業務の一つです。その負担を一気に解消する「自動精算機」の導入効果は計り知れないものがあると感じています。
購入コストや維持管理費などでためらう方も多いようですが、優秀なスタッフを1人雇用したと考えれば、数年後には十分ペイできるのではないでしょうか。
先にご紹介した「Genicept」と連携することで精算案内表示も可能ですし、「Myはいしゃさん」のデジタル診察券を「自動精算機」にかざすことで、いっそうスピーディな会計が可能になりスタッフだけでなく患者さんにも好評です。